Beherrschung der Systemvielfalt im Autohaus mit FibuNet
Die für ein Autohaus typische Systemkomplexität hatte sich 2011 durch die Übernahme von neuen Standorten in Kitzingen zusätzlich erhöht. Vor diesem Hintergrund wurde die Integration unterschiedlicher Warenwirtschaftssysteme, Dealer-Managementsysteme sowie Hersteller-Meldesysteme forciert vorangetrieben. Bei der Integration der Daten spielte FibuNet als Integrationsplattform eine entscheidende Rolle.
Über die Spindler Autohausgruppe
Die traditionsreiche Spindler GmbH & Co. KG ist seit 1919 als Autohaus aktiv und hat sich mit neun Standorten zum führenden VW- und Audi-Händler in Würzburg, Kitzingen und Kreuzwertheim entwickelt. Neben dem Neu- und Gebrauchtwagenvertrieb der Marken VW, Audi, Skoda und Porsche umfasst das Angebotsspektrum der Spindler-Gruppe VW-Nutzfahrzeuge, Service, Teilevertrieb sowie Autovermietung. Die Gruppe beschäftigte 2020 insgesamt rund 700 Mitarbeiter. Der Erfolg des Unternehmens basiert nach eigenen Angaben auf jahrzehntelanger Erfahrung als Familienbetrieb, überdurchschnittlich viel Einsatz und Engagement in die Sicherung und Weiterentwicklung hoher Qualitätsstandards, neuesten Technologien, das große Vertrauen der Kunden sowie als wichtigstes Gut – auf qualifizierten Mitarbeitern.
FibuNet-Integrationsfähigkeit unterstützt Harmonisierung der Systemlandschaft
FibuNet war an den Standorten in Kitzingen zum Übernahmezeitpunkt bereits im Einsatz und verfügt über bidirektionale Integrationsschnittstellen zu allen relevanten Warenwirtschaftssystemen der Automobilbranche. Die Umstellung der Buchhaltungssysteme Xenon und DKS auf FibuNet mit Produktivstart Anfang 2012 war ein erster wichtiger Schritt, um die Datenkonsistenz bei der zukünftigen Umstellung der unterschiedlichen Warenwirtschaftssysteme auf Cross sicherstellen zu können. Die unterschiedlichen Dealermanagementsysteme Vaudis und Care waren bereits problemlos an FibuNet angebunden. Die Daten für das monatliche Meldewesen mit Fact bei VW und Audi bzw. KPI bei Porsche wurden bereits damals aus FibuNet automatisch generiert und ohne Medienbruch in die Meldesysteme integriert, was in dieser Form in die neue, übergreifende Systemlandschaft übernommen werden konnte.
FibuNet unterstützt branchenspezifische Anforderungen im Rechnungswesen
Im Rahmen der Einführung von FibuNet wurde ein übergreifender, einheitlicher Konzernkontenplan entwickelt, der alle Marken und alle Gesellschaften mit den unterschiedlichen Standorten berücksichtigt. Als branchenspezifische Ausprägungen der FibuNet-Software kommt das Modul Kontenkombination/ Kontenartenkombination zum Einsatz, das den Ausschluss von Buchungen für bestimmte Konten und Kostenstellen ermöglicht. Ebenso wird die Periodenabgrenzung Vorsteuer als branchentypische Funktion intensiv genutzt. Die FibuNet Anlagenbuchhaltung ermöglicht die automatisierte Unterstützung des speziellen Handlings von Vorführwagen mit den damit verbundenen Umbuchungen zwischen unterschiedlichen Anlageklassen bzw. dem einhergehenden Wechsel der Abschreibungszyklen.
Optimierung der Rechnungsbearbeitung mit FibuNet webIC
Ab dem Jahr 2014 wurde gruppenweit FibuNet webIC für die Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen außerhalb des Warenbereichs eingeführt und ist seitdem flächendeckend im Einsatz. Die filialübergreifenden rund 300 bis 350 Eingangsrechnungen pro Tag werden zentral eingescannt und stehen für die weitere dezentrale und zentrale Bearbeitung an allen elf Standorten elektronisch zur Verfügung. Mittels OCR-Erkennung werden buchungsrelevante Daten aus den Rechnungsbelegen automatisch extrahiert, so dass der weit überwiegende Teil der Daten für die Vorkontierung nicht mehr manuell eingegeben werden muss. Die eingescannten Belege werden anhand der automatisch erkannten Barcodes im Dokumenten-Management-System (DMS) archiviert und bei Prüfung, Genehmigung und buchungsbezogenen Vorgängen mit angezeigt. Alle Bearbeitungsschritte sind nachvollziehbar dokumentiert.
Insgesamt sind 130 User bei Spindler in FibuNet webIC zum Zwecke der Prüfung, Genehmigung und Vorkontierung der Eingangsrechnungen angelegt. Nach Freigabe werden die Rechnungen/ Vorkontierungen automatisch in die FibuNet Finanzbuchhaltung übernommen, um die abschließenden Buchungsvorgänge auszulösen. Die nahtlose Integration in die Finanzbuchhaltungssoftware ist ein entscheidender Vorteil des Rechnungsbearbeitungsmoduls von FibuNet.
Durch die Einführung von FibuNet webIC hat sich die Durchlauf-/ Bearbeitungszeit der Eingangsrechnungen drastisch reduziert. Ebenso gibt es wegen der Unterstützung von Belastungsanzeigen bei fehlerhaften Lieferantenrechnungen seit Einführung erheblich weniger Lieferantenrückfragen. Während früher die Eingangsrechnungen erst nach dem zeitaufwändigen Durchlauf durch das gesamte Unternehmen mit Kontierung in der Buchhaltung sichtbar wurden, besteht heute bereits unmittelbar nach Rechnungseingang vollständige Transparenz über das gesamte Rechnungsvolumen.
Friederike Moritz, Leiterin Buchhaltung, zieht Bilanz
„An FibuNet schätzen wir die hohe Branchenkompetenz in Verbindung mit der problemlosen Integration in branchenspezifische Systeme. Ebenso hat uns die Beratungsqualität und die zügige Einführung trotz der sehr komplexen Integrationsanforderungen hochgradig überzeugt.“
