Belegnummernkreis
Je umfangreicher und komplexer eine Buchhaltung wird, umso mehr macht es Sinn, Belegnummern mit zur Organisation der Buchhaltung zu verwenden. Hierunter fällt unter anderem die Vergabe unterschiedlicher Belegnummernbereiche für unterschiedliche Belegarten, sogenannte Belegnummernkreise.
Belegnummernkreise bieten in der Praxis den Vorteil, dass für unterschiedliche Geschäftsvorfälle die Buchungsbelege nach ihrer Buchungsart zusammengefasst und abgelegt bzw. archiviert werden können. Ein Belegnummernkreis kann einer oder mehreren Belegarten zugeordnet werden, wie z.B. interner Beleg, Ausgangsrechnung, Lieferschein oder Eingangsrechnung.
Belegnummernkreis nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoB)
Der Belegnummernkreis steht in unmittelbarem Zusammenhang mit dem buchhalterischen Grundprinzip, dass für jede Buchung ein Beleg erforderlich ist und jeder Beleg mit einer chronologischen Nummer versehen werden sollte. Dies gewährleistet die Zuordnung zwischen Buchung und Beleg, sowie unter anderem die Vollständigkeit und Lückenlosigkeit archivierter Belege. Ebenso unterstützt dies die schnelle Auffindbarkeit abgelegter oder archivierter Belege.
Belegnummernkreise unterstützen somit die Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung (GoB), insbesondere die Rahmengrundsätze Richtigkeit und Willkürfreiheit sowie Klarheit und Übersichtlichkeit.
Verwaltung von Belegnummernkreisen
Mit der Belegnummernkreisverwaltung können in Buchhaltungsprogrammen der Aufbau und die Größe der Belegnummern definiert werden, um beim Buchen automatisch Belegnummern zu vergeben. Dies beinhaltet die automatische Vergabe unterschiedlicher Belegnummernbereiche nach Belegart oder auch die Vergabe mehrerer, zu verschiedenen Belegnummernkreisen gehörende, Nummern pro Beleg.
Die in FibuNet eingerichteten Belegnummernkreise werden automatisch bei der Jahresübernahme ins Folgejahr übernommen.