Rechnungsfreigabe
Die Rechnungsfreigabe ist eine Tätigkeit im Rahmen der Rechnungsbearbeitung und folgt auf die Rechnungsprüfung. Moderne Programme können die Rechnungsbearbeitung durch weitgehende Automatisierung unterstützen und somit erheblich Zeit einsparen.
Nachdem die Rechnung überprüft wurde, wird diese an die zur Genehmigung berechtigte Personen weitergeleitet. Welcher Mitarbeiter welche Rechnung bearbeiten darf ist durch Zuständigkeiten geregelt. Meist sind diese Zuständigkeiten an die Höhe der Rechnungsbeträge geknüpft.
Dementsprechend bedarf ein Teil der Rechnungen zur Freigabe ggf. mehrere Genehmiger. Das sollte im Workflow des eingesetzten Programms für Rechnungsbearbeitung hinterlegt werden können. Das Programm sollte zudem folgende Funktionen unterstützen:
- Hinzufügen von Kommentaren
- Hinzufügen von Anhängen zur Rechnung
- Hinzufügen von Kontierungsinformationen
- Direktes Kontieren einer Rechnung
- Zurücksenden der Rechnung an den vorherigen Bearbeiter.
Nachdem die Rechnung durch den zuständigen Genehmiger freigegeben wurde, erfolgt üblicherweise die Buchung und Zahlungsanweisung. Damit verbunden ist programmseitig auch das Aufheben eventueller Zahlungssperren, so dass die Finanzbuchhaltung diese Rechnung beim nächsten Zahlungslauf tatsächlich berücksichtigen kann.
Produktblatt Rechnungsbearbeitung