Rechnungsprüfung

Die Rechnungsprüfung ist ein Teilschritt des Bearbeitungsprozesses von Eingangsrechnungen. Sie erfolgt nach der Rechnungserfassung, die in modern geführten Unternehmen weitgehend automatisiert in Verbindung mit einer digitalen Archivierung erfolgt. Die Rechnungsprüfung ist Voraussetzung für die Rechnungsfreigabe, die erfolgen muss, bevor eine Eingangsrechnung kontiert und gebucht werden kann.

Die Rechnungsprüfung erstreckt sich auf die inhaltliche und die formelle Prüfung.

Formelle Prüfung

Die formelle Prüfung hat vorrangig das Ziel, die Einhaltung der formellen Vorschriften laut § 14 UStG (Allgemeine Vorschriften für die Geltendmachung der Vorsteuer) und § 33 UStDV (Erleichterungen für Kleinbetragsrechnungen bis EUR 250,00) sicherzustellen. Sie sollte im Anschluss oder im Rahmen der Erfassung von Eingangsrechnungen zentral erfolgen, um formal nicht korrekte Rechnungen vor der weiteren Bearbeitung abfangen und von Lieferanten neu anfordern zu können.

Gemäß §14 (4) UStG muss eine Rechnung folgende Angaben enthalten:

Den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
Die dem leistenden Unternehmer vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die ihm vom Bundeszentralamt für
Steuern erteilte Umsatzsteuer-Identifikationsnummer.
Das Ausstellungsdatum.
Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom
Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird (Rechnungsnummer).
Die Menge und die Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände oder den Umfang und die Art
der sonstigen Leistung.
Den Zeitpunkt der Lieferung oder sonstigen Leistung.
Das nach Steuersätzen und einzelnen Steuerbefreiungen aufgeschlüsselte Entgelt für die Lieferung oder sonstige
Leistung (§10) sowie jede im Voraus vereinbarte Minderung des Entgelts, sofern sie nicht bereits im Entgelt berücksichtigt ist.
Den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag oder im Fall einer Steuerbefreiung
einen Hinweis darauf, dass für die Lieferung oder sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt.
In den Fällen des §14b Abs. 1 Satz 5 einen Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Leistungsempfängers.

In Softwaresystemen für die Rechnungserfassung und Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise FibuNet webIC, kann die formelle Prüfung weitgehend automatisiert erfolgen und als Bedingung für die weitere Bearbeitung hinterlegt werden. Formfehler auf Eingangsrechnungen können dadurch erheblich reduziert werden.

Sachliche Prüfung

Die sachliche Prüfung sollte dezentral durch die Stellen bzw. Sachbearbeiter erfolgen, die einen Bestellvorgang ausgelöst haben bzw. eine Bestellung/Lieferung sachlich zu verantworten haben.

Dies stellt in Unternehmen häufig eine zeitliche und logistische Herausforderung dar, zumal dabei häufig noch Prüf- oder Genehmigungsgrenzen in Abhängigkeit der Rechnungshöhe zu beachten sind.

Mithilfe von Softwarelösungen für die Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise FibuNet webIC, können Rechnungen anhand eines rollenbasierten Regelwerkes automatisch in den Prüfungs- bzw. Genehmigungslauf zu den zuständigen Stellen bzw. Bearbeitern weitergeleitet werden.

Vor Ort wird im Rahmen der sachlichen Rechnungsprüfung eine Rechnung mit der Bestellung und dem Wareneingang anhand der Lieferscheine verglichen und in dreifacher Hinsicht kontrolliert: sachlich, preislich, mengenmäßig.

Produktblatt Rechnungsbearbeitung