Autohandelsgruppe optimiert Planungsprozesse dank webBI
Mit vierzehn Betriebsstätten ist die Hülpert Gruppe größter Automobilhändler für Marken des Volkswagenkonzerns im östlichen Ruhrgebiet und zählt in Deutschland zu den Top 20 der Branche. Nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil ist ein sehr breit gefächertes Serviceangebot. Um das daraus resultierende, komplexe Geschäftsmodell in dem dynamischen Branchenumfeld professionell steuern zu können, nutzt Hülpert seit Ende 2019 die Controlling-Software FibuNet webBI. Der mehrstufige Planungsprozess, der hier eine wichtige Rolle spielt, konnte dank FibuNet erheblich optimiert werden.
Über die Hülpert Autohandelsgruppe
Die Hülpert Gruppe blickt auf eine über 100-jährige Geschichte zurück. Im Jahr 1914 unter dem Namen Hülpert & Müller gegründet, ist die Firma seitdem in der Region tief verwurzelt.
Ende 2020 beschäftigte Hülpert rund 960 Mitarbeiter an vierzehn Betriebsstätten in Dortmund, Unna, Soest, Bergkamen und Recklinghausen. Mit jährlich über 17.300 verkauften Fahrzeugen und einem Jahresumsatz von rund 470 Millionen Euro ist die Hülpert Unternehmensgruppe nicht nur der größte Automobilanbieter für Volkswagen PKW und Nutzfahrzeuge, Audi, Porsche, ŠKODA und SEAT im östlichen Ruhrgebiet, sondern zählt auch zu den Top 20 Automobil-Handelsunternehmen in Deutschland. Individuelle Beratung und höchste Qualität in Service, Vertrieb und Werkstatt gehören zur Kernphilosophie des Unternehmens.
Neben dem Vertrieb und Service von Fahrzeugen bietet die Unternehmensgruppe ein breites Spektrum an Dienstleistungen rund um das Automobil. Dazu zählen unter anderem: hauseigene Lackiererei, Versicherungsagentur, Autovermietung, Großkundenleistungszentrum.
FibuNet-Einführung in Verbindung mit Umstellung auf den BKR51
Die Hülpert Autohandelsgruppe in Dortmund nutzt die FibuNet-Finanzbuchhaltung bereits im vierten Jahr. Aus dem großen Funktionsumfang der FibuNet-Software mit vielen Branchenausprägungen resultiert ein gut funktionierendes Zusammenspiel mit dem Dealer-Management-System CROSS und eine umfassende Unterstützung des Branchenkontenrahmens BKR51. Vor diesem Hintergrund wurde bei Hülpert die flächendeckende Einführung von CROSS und die Umstellung auf den BKR51 mit der Einführung von FibuNet verbunden.
Schnelle Implementierung von webBI als Contollinganwendung
Mitte 2018 entschied sich die Hülpert Gruppe für den Einsatz von FibuNet webBI, einer vorentwickelten Controllinganwendung auf Basis von Jedox, die Planung, Analyse und Reporting auf ein und derselben Datenbasis ermöglicht. Der Branchenkontenrahmen BKR51 kann in FibuNet webBI, wie bei Hülpert geschehen, als fertiges Datenmodell übernommen werden. Ebenso sind branchentypische Berichte und Leistungskennziffern bereits vorentwickelt. Diese mussten bei Hülpert nur noch über ein einfaches Mapping per Drag & Drop an spezifische Anforderungen angepasst werden, wodurch der Implementierungsaufwand erheblich reduziert werden konnte.
Dank FibuNet webBI konsistenter und fehlerfreier Planungsprozess
Die Unternehmensplanung erfolgte bei Hülpert vor Einführung von FibuNet webBI Excel-basiert, was wegen der Menge der einzubeziehenden Niederlassungen und verantwortlichen Stellen unangemessen zeit- und fehleranfällig war. Mit nur wenigen Wochen Vorlauf wurden vorbereitend auf den Planungsprozess 2019 spezielle Eingabetemplates für das FibuNet-Controllingtool konzipiert und deren Anwendung mit realen Daten erfolgreich in einer der Niederlassungen pilotiert.
Trotz der geringen Vorlaufzeit von nur wenigen Wochen konnte die Planung 2019 bereits im neuen System erfolgreich vorgenommen werden.
Die in die neuen Templates eingegebenen Plandaten der einzelnen Niederlassungen werden nun bei Hülpert direkt in der zentralen Datenbank modelliert und stehen unmittelbar nach Eingabe über alle Niederlassungen hinweg aggregiert zu Verfügung. FibuNet webBI unterstützt dabei einen mehrstufigen Planungsprozess. Die Abteilungsleiter der Niederlassungen planen zunächst „Bottom-Up“ den Bruttoertrag. Die Niederlassungsleiter fügen anschließend die indirekten Kosten hinzu, bevor das zentrale Controlling nach Vorgaben der Geschäftsführung die aggregierten Teilpläne prüft, gegebenenfalls korrigiert, ergänzt und Top-Down-Korrekturen vornimmt. Bis zu 100 Nutzer sind über FibuNet webBI aktiv in den Planungsprozess eingeloggt. Die zeitaufwändige Zusammenführung von Excel-basierten Teilplänen entfällt – und alle damit verbundenen Fehlerquellen.
Excel-Konformität ist anwenderfreundlich und hält Schulungsaufwand gering
Bei der Aufbereitung von Daten für Reporting und Datenanalyse können die Nutzer von FibuNet webBI in ihrer gewohnten Excel-Umgebung weiterarbeiten. Dies führt zu schneller Akzeptanz und reduziert den Schulungsaufwand.
Im Gegensatz zu früher sind die Excel-konformen Auswertungen allerdings über das Datenmodell mit den Basisdaten der Buchhaltung und Kostenrechnung verlinkt und müssen nicht mehr manuell mit Daten befüllt werden. Durch die tagesaktuelle Bereitstellung der Daten besteht ständiger Zugriff auf aktuelle Auswertungsdaten, die zudem ohne Medienbruch über Drill-Down bis auf Detailebene zurückverfolgt werden können.
Laut Tobias Nölle, internes Controlling bei der Hülpert GmbH, wurden die mit der Einführung von FibuNet webBI gesteckten Projektziele voll erfüllt, wozu vor allem auch die Excel-konforme Basistechnologie von webBI beigetragen hat.
Tobias Nölle, internes Controlling, zieht Bilanz
„Die Einführung von FibuNet webBI hat sich bei uns schnell bezahlt gemacht. Die hohe Anwenderfreundlichkeit aufgrund der Excel-konformen Jedox-Technologie verbindet FibuNet webBI mit messbarem Nutzen in Bezug auf Schnelligkeit, Fehlervermeidung und jederzeitige Datenkonsistenz.“
