BMW-Händler Cloppenburg verbessert kaufmännische Prozesse und Skalierbarkeit mit FibuNet

Der Automobilhandel steht weiterhin vor enormen Herausforderungen. In einem stagnierenden Marktumfeld müssen gravierende Transformationsprozesse bewältigt werden. Die damit verbundene Ausweitung der Modellpaletten geht mit einer erheblichen Ausweitung des Technologie-Know-hows einher. Ebenso wachsen die Anforderungen in Bezug auf Reporting und IT-Richtlinien der Hersteller stetig. Der BMW-Vertragshändler Cloppenburg Automobil SE befindet sich trotz dieser schwierigen Umfeldbedingungen auf Expansionskurs und hat sich bislang sehr erfolgreich entwickelt. Im Juli letzten Jahres hat sich die Geschäftsführung der Autohandelsgruppe entschieden, die bestehende Rechnungswesen-Software durch FibuNet zu ersetzen, um die Unterstützung der Wachstumsziele in den Backoffice-Prozessen sicherzustellen. Ebenso mussten Engpässe in den Verwaltungsprozessen behoben werden. Beide Herausforderungen wurden durch die Einführung von FibuNet in diesem Jahr erfolgreich gemeistert.

Kaltenkirchen, 15.10.2024. Mit 16 deutschlandweit verteilten Betriebsstätten und Verwaltungssitz in Düsseldorf sowie über 700 Mitarbeitern ist die Autohandelsgruppe Cloppenburg einer der größten Vertragshändler für BMW und MINI. Neben dem Vertrieb von Neu- und Gebrauchtfahrzeugen sowie Ersatzteilen steht an allen Standorten ein umfassendes Serviceangebot bereit. Daraus ergeben sich typische Abläufe eines großen, auf mehrere Standorte verteilten Automobilhandelsunternehmens.

Die Ausweitung der Marken, Produktpaletten und Technologien hat die Komplexität der Unternehmenssteuerung signifikant erhöht. Parallel dazu haben sich die Entscheidungszyklen verkürzt. Dadurch sind die Anforderungen an das Controlling und das Berichtswesen in den letzten Jahren kontinuierlich gestiegen. Dies betrifft auch das Reporting an den Hersteller BMW. Die Vielzahl der aufbereiteten Unternehmens- und Finanzdaten muss dabei fehlerfrei und in sich stimmig sein. Für die jederzeitige Datenbereitstellung muss die Finanzbuchhaltung nahtlos mit dem im Einsatz befindlichen Dealer-Management-System (DMS) zusammenspielen.

Die bislang gruppenweit eingesetzte SAP-Anwendung konnte den gestiegenen Anforderungen nicht mehr gerecht werden. Die mitunter aufwändige Bedienung des Systems erforderte einen hohen Einarbeitungsaufwand. Die Situation verschärfte sich aufgrund einer unvermeidbaren Personalfluktuation, die zu gefährlichen Bearbeitungsstaus führte. Ebenso konnte der Expansionskurs durch die begrenzte Skalierbarkeit der Anwendungssysteme nicht mehr in erforderlichem Maße unterstützt werden. Im Juli letzten Jahres hat sich die Geschäftsführung der Autohandelsgruppe deshalb entschieden, die SAP-Software durch FibuNet zu ersetzen.

Das FibuNet-Lösungspaket deckt mit seinem Funktionsspektrum die Anforderungen eines Automobilhandelsunternehmens präzise ab. Besondere Herausforderungen im Rahmen der Einführung bestanden in der Entwicklung einer neuen Standardschnittstelle zum DMS Formel 1, dem Ersatz des bislang eingesetzten BMW-Kontenplans durch den SKR51 sowie in der Übernahme der Altdaten aus SAP. Hinzu kam die Ermittlung und Auswertung anspruchsvoller Kennzahlen, die aus dem speziellen BMW-Reporting resultierten.

Der SKR51 wurde vom Zentralverband Deutsches Kraftfahrzeuggewerbe vorgegeben. Damit sind differenzierte Auswertungen über Standort, Marke, Kostenstelle, Absatzkanal und Modell möglich, womit Erfolgspotenziale genauer identifiziert werden können. Mit der Einführung des SKR51 sind neue bzw. zusätzliche Kontierungen im DMS Formel 1 verbunden, aus der entsprechende Anforderungen an die Schnittstelle zu FibuNet resultierten. Die Übernahme von Altdaten aus SAP ist über die GDPdU-Schnittstelle für Scopevisio FibuNet aufgrund ähnlich gelagerter Kundenprojekte fast schon zur Routine geworden.

Das BMW-Reporting, das weitgehend aus sogenannten KER-Reports besteht, wurde mit dem FibuNet-Reportgenerator realisiert. Auf Basis von Excel® können mit diesem Tool sehr flexibel makrobasierte Berechnungen bzw. Auswertungen und Berichte erstellt werden. Die Daten müssen dafür nicht separat vorgehalten werden, sondern bleiben in der zentralen SQL-Datenbank gespeichert. Die KER-Reports beinhalten differenzierte, zum Teil hochkomplexe Algorithmen und werden nach einmaligem Erstellungsaufwand zu den jeweiligen Berichtsterminen automatisch aktualisiert.

Trotz des sehr ehrgeizigen Projektplans konnte das Ziel erreicht werden, mit der vollständig integrierten FibuNet-Lösung einschließlich Roll-Out auf alle Standorte im April dieses Jahres live zu gehen. Der Nutzungsumfang umfasst gruppenweit rund 30 User.

„Die Entscheidung, FibuNet als standortübergreifende Software für Rechnungswesen und als kaufmännische Integrationsplattform einzusetzen, hat sich als richtig erwiesen“, so Violetta Greckin, Leiterin Finanzen der Cloppenburg Automobile SE: „Scopevisio FibuNet ist kompetenter Rechnungswesenspezialist und zeichnet sich durch ein hohes Branchen-Know-how aus. Damit ist das Unternehmen ein idealer Partner, um das Wachstum der Gruppe aktiv zu begleiten. Die Software ist hervorragend skalierbar. Bei fachlichen Herausforderungen unterstützt uns FibuNet mit überzeugenden und schnellen Problemlösungen.“

Als PDF herunterladen