Online-Pionier automatisiert Prozesse im Rechnungswesen
Um bei der ESSKA.de GmbH den Erwartungen an das weitere Wachstum gerecht zu werden, war es erforderlich, die Skalierbarkeit des Backoffice sicherzustellen und die kaufmännischen Prozesse konsequent zu digitalisieren. Die Einführung der FibuNet Finanzbuchhaltung im Jahr 2010 hatte das Ziel, die Abläufe im Bereich des Zahlungsverkehrs weitgehend zu automatisieren. Nach weiteren Ausbaustufen – einschließlich übergreifender Integration in die Systemumgebung – wurde mit der Einführung von FibuNet webIC jüngst der Bereich der Rechnungserfassung und -bearbeitung umfassend digitalisiert.
Über die ESSKA.de GmbH
Esska.de ist seit über 35 Jahren verlässlicher Partner für die Industrie und zeichnet sich durch kostenminimierenden Handel mit Technik und Werkzeug, großer Sortimentsvielfalt und professioneller Beratungsleistung aus. Ein Meilenstein ist der frühe Einstieg in den E-Commerce im Jahr 2000 – bereits 2002 geht der erste Shop für industrielle Fachartikel in Europa online.
Esska.de hat sich rasant zu einem der besten Anbieter von Betriebstechnik im europäischen Maßstab entwickelt. Acht internationale Shop-Varianten sprechen für sich. Mit rund 50 Mitarbeitern erzielt das Unternehmen einen Umsatz von rund 10 Mio. Euro pro Jahr.
Esska.de bietet eine große Sortiments- und Markenvielfalt. Mit der permantenten Erweiterung des Angebotes entsprechend den Kundenerwartungen geht eine zunehmende Differenzierung des Online-Shops einher (über 150.000 Artikel im schnellen Zugriff, technische Beratung und Problemlösung).
Jederzeit mahnfähige Debitorenstände in Verbindung mit Massendaten
Besonderes Gewicht bei der Auswahl der Rechnungswesen-Komponente hatte eine überzeugende Lösung zur effizienten Verarbeitung der Massendaten im Interbanken-Zahlungsverkehr. Für die ESSKA.de GmbH, die das Unternehmenswachstum weitgehend aus sich selbst heraus finanziert, ist es wichtig, dass bei dem großen Datenvolumen die Offene-Posten-Buchhaltung und der mahnfähige Datenbestand immer auf aktuellem Stand sind.
Im Bereich der Banküberweisungen und Lastschriften werden bei ESSKA.de die Bankauszüge zur weiteren Bearbeitung automatisiert in den FibuNet BankBlitz XL importiert. Die relevanten Informationen werden den Offenen Posten unmittelbar zugeordnet. Die OP-Situation ist dadurch immer auf aktuellem Stand. Kontoauszüge
mit entsprechenden Daten können per Drag & Drop direkt in die Buchungsmaske übertragen werden. Vor allem im Bereich des Kontokorrents ist üblicherweise ein großer Arbeitsaufwand beim Kontieren erforderlich, so dass gerade hier der Einsatz des BankBlitzes zu erheblicher Zeitersparnis und reduzierter Fehleranfälligkeit geführt hat.
Zeitersparnis durch übergreifende Prozessautomation
Bestandteil der Implementierungsphase der FibuNet-Finanzbuchhaltung war ein umfassendes Schnittstellenkonzept zur übergreifenden Integration aller beteiligten Softwarekomponenten verschiedener Hersteller. Mitunter mussten die Debitoren- und Kreditoren-Stammdaten sowie die buchungsrelevanten Daten sämtlicher Eingangs-und Ausgangsrechnungen aus dem Warenwirtschaftssystem an FibuNet übergeben werden. Der jeweils aktuelle OP-Bestand wiederum sollte aus FibuNet heraus in die Warenwirtschaft überspielt werden. In diesem Rahmen müssen auch Anzahlungen und Schlussrechnungen verwaltet und entsprechende Daten/Informationen berücksichtigt werden.
Weiterer Kernbereich bei der Einführung von FibuNet war neben der Anbindung der Warenwirtschaft die elektronische Erfassung der zahlungsrelevanten Transaktionsdaten der Online-Shops. Die bei ESSKA.de eingesetzte Schnittstelle FNAmazon lädt Abrechnungsdateien direkt beim Amazon-Webservice hoch und ordnet im Rahmen der Datenübernahme den Zahlungen die Offenen Posten zu. Mit der ebenfalls eingesetzten Schnittstelle FNPaypal werden die Abrechnungsdateien und CSV-Kontoauszüge von Paypal automatisiert in die FibuNet-Finanzbuchhaltung überspielt.
Weitgehende Automatisierung der Rechnungsbearbeitung
Nach Migration von FibuNet auf die aktuelle FibuNet-Version 5 im Jahr 2017 umfasste die vorerst letzte Umsetzungs- und Ausbaustufe die Einführung des Rechnungsbearbeitungsmoduls FibuNet webIC. Die monatlich bis zu 3.000 Eingangsrechnungen werden nun bei ESSKA.de sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mittels der OCR-Erkennung wird ein Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet.
Das FibuNet-Modul webIC Agent unterstützt den automatischen Abgleich von Bestellungen aus dem Warenwirtschaftssystem M-System mit den in FibuNet webIC hinterlegten Rechnungsbelegen. Nach Genehmigung bzw. Freigabe der laut Rollenkonzept zuständigen Stellen erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen und auf den Bearbeitungsstufen komplettierten Kontierungsvorschlägen zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Allein im Wareneinkauf werden auf diese Weise bereits rund 70% aller Eingangsrechnungen automatisiert abgewickelt.
Daniela Brandt, Prokuristin, zieht Bilanz
Laut Daniela Brandt entspricht die FibuNet-Software technisch und qualitativ dem State-of-the-Art und kann ein modernes Online-Geschäftsmodell, wie das der ESSKA.de GmbH, digitalisiert und überzeugend unterstützen. „FibuNet ist ein Lösungsanbieter auf Augenhöhe. Der mit Unterstützung der FibuNet-Software realisierte Automatisierungsgrad ist beeindruckend. Neben der erheblichen Effizienzsteigerung hat sich die Fehleranfälligkeit der kaufmännischen Prozesse drastisch reduziert. Auch auf zukünftiges Wachstum sind wir im Backoffice Dank FibuNet gut vorbereitet.“
