Energiehändler forciert Digitalisierung in der Verwaltung dank webIC
Um den zukünftigen Marktanforderungen gerecht zu werden und wettbewerbsfähig zu bleiben, digitalisiert der Energiehändler und Tankstellenbetreiber Otto Fricke & Co. GmbH zunehmend seine Geschäfts- und Verwaltungsprozesse. Ein wichtiger Beitrag zur Digitalisierung war dabei die Einführung von FibuNet webIC zur weitgehenden Automatisierung der Rechnungsbearbeitung, was spürbare Vorteile in der kaufmännischen Steuerung zur Folge hat.
Über Otto Fricke & Co. GmbH
Die Otto Fricke & Co. Gesellschaft mit beschränkter Haftung vertreibt über ein öffentliches Tankstellennetz Kraftstoffe und Tankstellenzubehör und setzt ausgehend vom Sitz der Gesellschaft in Gütersloh Heizöl, Kraftstoffe, Erdgas, Strom und Schmierstoffe unter der Marke AVIA um. Das Unternehmen erzielt mit rund 50 Mitarbeitern einen jährlichen Umsatz von über 200 Mio. Euro. Das Tankstellennetz präsentiert sich heute mit rund 70 Stationen.
2002 erwarb FRICKE Anteile an der Deutschen AVIA Mineralöl-GmbH, München. Die Mitglieder der Deutschen AVIA vertreiben alle Formen der Energie. Neben klassischen Mineralölprodukten werden Kunden u.a. auch mit netzgebundenen Energien wie Erdgas und Strom versorgt. Die AVIA besteht in Deutschland aus 30 mittelständischen Unternehmen als Gesellschafter sowie einer großen Zahl an Lizenznehmern.
Integrierte Gesamtlösung für Energiehandel und Tankstellen mit edoil/FibuNet
Als Branchenlösung für die Warenwirtschaft nutzt das Unternehmen die edoil-Software des Herstellers eurodata AG, einschließlich Tankstellenabrechnung und Tankkartensystem. Durch einen hohen Automatisierungsgrad sind Agentur-Tankstellenabrechnungen und Tankkartenabrechnungen mit edoil schnell und einfach durchzuführen. Die FibuNet-Finanzbuchhaltung ist als Komponente in die edoil-Lösung integriert. Der Datentransfer zwischen edoil und FibuNet erfolgt bidirektional und automatisch. Ob Kunden- /Lieferantenstammdaten, Buchungen von Ein-/ Ausgangsrechnungen oder Bestandveränderungen, Kostenrechnung /Mengenbuchungen oder Daten aus dem Bereich der offenen Posten, alles kann per Schnittstelle ausgetauscht werden. Bei Fricke ist FibuNet einschließlich Kostenrechnung und BankBlitz XL für die automatisierte Bearbeitung von Bankbuchungen seit 2017 im Einsatz.
Anforderungsgerechter Rechnungs-Workflow
Die Einführung von FibuNet webIC zur automatisierten Bearbeitung von Eingangsrechnungen startete Anfang 2019. Zusammen mit der Abbildung der unternehmensspezifischen Bearbeitungsprozesse im integrierten Workflow-Designer wurde FibuNet webIC für die besonderen Anforderungen von Otto Fricke & Co. GmbH konfiguriert. Dieser untergliedert die Bearbeitung der Rechnungen in den das Warenwirtschaftssystem edoil betreffenden Part der AVIA-Rechnungen und den die Kostenrechnung betreffenden Part, der verschiedene Lieferanten betrifft.
Automatisierte Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen
Alle Eingangsrechnungen werden seit der Inbetriebnahme des webIC unmittelbar nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Bei den die Kostenrechnung betreffenden, monatlich rund 400 Rechnungen, wird mittels der OCR-Software von CaptureThis! der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet, in die insgesamt 15 Mitarbeiter eingebunden sind.
Nach Genehmigung bzw. Freigabe erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen nebst Kontierungsvorschlägen zur Verbuchung in die Finanzbuchhaltung. Die eingescannten AVIA-Rechnungen werden zusammen mit Lieferscheinen und Bestellungen im FibuNet webIC formell geprüft, bevor sie im angebundenen Dokumenten-Managementsystem FILERO archiviert werden. Deren Verbuchung erfolgt gesondert in edoil.
Vielfältiger Nutzen dank FibuNet webIC
Der mit der Einführung von FibuNet webIC verbundene Nutzen ist bei Otto Fricke & Co. GmbH auf vielen Ebenen spürbar. Neben der erheblichen Zeitersparnis bei der Rechnungsbearbeitung hat sich vor allem die Transparenz enorm erhöht. Für jede Rechnung kann jetzt sofort der Bearbeitungsstand ermittelt werden und können durch gezieltes Eingreifen Bearbeitungsstaus verhindert werden. Weitere Vorteile sind die mit dem Workflow verbundenen Steuerungsmöglichkeiten der Rechnungsbearbeitung sowie die mit der formellen Prüfung verbundene, erhöhte Rechtssicherheit. Mit der formellen Prüfung im webIC werden nämlich die formellen Bedingungen zur Geltendmachung der Vorsteuer gemäß § 14 UStG lückenlos erfüllt.
Claudia Otto, Projektleiterin, zieht Bilanz
„Neben der erhöhten Transparenz und den damit verbundenen Steuerungsmöglichkeiten für eine zügige Bearbeitung der Eingangsrechnungen sehen wir vor allem die mit dem Workflow verbundene, strukturierte Arbeitsweise als Kernvorteil des webIC.
Hervorzuheben ist auch die erhöhte Rechtssicherheit.“
