Rechnungsbearbeitung
Als Rechnungsbearbeitung bezeichnet man den Bearbeitungsprozess von Eingangsrechnungen. Er umfasst die Rechnungserfassung, die Archivierung, die Rechnungsprüfung sowie die Rechnungsfreigabe. Diese sollte explizit erfolgen, bevor eine Eingangsrechnung zur Zahlung angewiesen bzw. kontiert und gebucht wird.
Einen Großteil der Rechnungsbearbeitung nimmt die Rechnungsprüfung mit den Teilschritten formelle Prüfung und sachliche Prüfung ein. Die formelle Prüfung hat vorrangig das Ziel, die Einhaltung der formellen Vorschriften laut § 14 UStG und § 33 UStDV sicherzustellen. Im Gegensatz dazu beinhaltet die sachliche Prüfung, ob die Rechnung auf Grundlage eines Geschäftsvorfalls gerechtfertigt ist und die Rechnungsbeträge entsprechend des Angebotes korrekt angesetzt wurden.
In Softwaresystemen für die Rechnungserfassung und Rechnungsbearbeitung, wie beispielsweise FibuNet webIC, kann die formelle Prüfung weitgehend automatisiert erfolgen und als Bedingung für die weitere Bearbeitung hinterlegt werden. Formfehler auf Eingangsrechnungen können dadurch erheblich reduziert werden.
Die sachliche Prüfung sollte dezentral durch die Stellen bzw. Sachbearbeiter erfolgen, die einen Bestellvorgang ausgelöst haben bzw. eine Bestellung/Lieferung sachlich zu verantworten haben.
Dies stellt in Unternehmen häufig eine zeitliche und logistische Herausforderung da, zumal dabei häufig noch Prüf- oder Genehmigungsgrenzen in Abhängigkeit der Rechnungshöhe zu beachten sind.
Mithilfe oben genannter Softwarelösungen (FibuNet webIC) können Rechnungen anhand eines rollenbasierten Regelwerkes automatisch in den Prüfungs- bzw. Genehmigungslauf zu den zuständigen Stellen bzw. Bearbeitern weitergeleitet werden.
Produktblatt FibuNet Rechnungsbearbeitung