Rechnungsworkflow
Der Rechnungsworkflow ist die zusammenfassende Bezeichnung für den Prozess zur Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen in einem Unternehmen. Der Rechnungsworkflow regelt, welche Tätigkeiten bei der Rechnungsbearbeitung in welcher Reihenfolge, unter welchen Bedingungen von wem erledigt werden sollen.
Typische Tätigkeiten im Rahmen des Rechnungsworkflows sind:
- Dokumentation des Rechnungseingangs mit chronologischer Nummerierung und Vorerfassung der Rechnungsbeträge
- Formelle und sachliche Prüfung
- Genehmigung und Freigabe
- Kontierung, Buchung und Zahlungsanweisung
- Ordnungsgemäße Archivierung der Rechnung
Der gesamte Prozess der Rechnungsbearbeitung kann in einem grafischen Flow-Chart übersichtlich abgebildet werden. Über Software-Lösungen für die Rechnungsbearbeitung kann ein Rechnungsworkflow weitgehend automatisiert werden. Dies geschieht unter Verwendung eines Workflows-Designers in Verbingung mit einem rollenbasierten Regelwerk.
Die Konfiguration eines elektronischen Workflows in entsprechendem Programmen umfasst dann beispielsweise:
- Die Abbildung unternehmensspezifischer Bearbeitungsregeln und Vorschriften
- Die Festlegung alternativer Bearbeitungsschritte durch vielfach kombinierte Bedingungen
- Individuell konfigurierbare Benutzerrechte
- Die Anzeige der Rechnungen und aller dazugehörigen Dokumente während der Bearbeitung, einschließlich Bearbeitungsstadium
- Die Spezifizierung von Pflichteingaben bzw. von optionalen Eingaben
- Validierungregeln für Pflichteingaben
- Berichts- und Warnfunktionen zur Steuerung der termingerechten Bearbeitung und Freigabe von Eingangsrechnungen
- Automatische Benachrichtigungen per E-Mail