Autohaus Brass-Gruppe erzielt Produktivitätsschub dank FibuNet

Um wettbewerbsfähig zu bleiben verfolgt die Autohaus Brass-Gruppe das Ziel, die betrieblichen Abläufe kontinuierlich zu verbessern. In den Gesellschaften der Gruppe, die VW Konzernmarken vertreiben, wurden bereits mit der Einführung der kombinierten Softwarelösung CROSS/FibuNet die Steuerungssysteme des Unternehmens erfolgreich modernisiert. Ein logischer nächster Schritt war die Digitalisierung der Rechnungsbearbeitung, um die damit verbundenen Prozesse weitgehend zu automatisieren und den physischen Belegfluss so weit wie möglich zu reduzieren. Nach der erfolgreichen Realisierung des ehrgeizigen Einführungsprojektes ist seit Anfang April dieses Jahres FibuNet webIC standortübergreifend im Einsatz, wodurch die Rechnungsbearbeitung erheblich beschleunigt und qualitativ verbessert werden konnte. Der damit verbundene Produktivitätsschub ermöglicht es, dass sich die Unternehmensgruppe zusätzlichen Geschäftsaktivitäten zuwenden konnte, ohne Kapazitäten ausweiten zu müssen. Hinzu kommt, dass mit FibuNet webIC die ab dem nächsten Jahr verpflichtenden E-Rechnungen im geforderten elektronischen Format vollautomatisiert empfangen, eingelesen und verarbeitet werden können.

Kaltenkirchen, 03.09.2024. Die Autohaus Brass-Gruppe besteht aus 21 Autohäusern, die in zwei Gruppengesellschaften gebündelt sind. Eine der beiden Gruppengesellschaften vertreibt ausschließlich Marken des VW-Konzerns. In diesem Geschäftsbereich wurde im Laufe des Jahres 2023 CROSS in Verbindung mit FibuNet als kombinierte Softwarelösung für Dealer-Management/Rechnungswesen eingeführt. FibuNet ist mit CROSS hochgradig integriert. Beide Systeme sind gut aufeinander abgestimmt und wirken wie aus „einem Guss“, so dass bei der Einführung keine Softwareanpassungen oder Programmerweiterungen erforderlich waren.

Die Größe, Verteilung und Vielfältigkeit der Unternehmensgruppe macht es zu einer Herausforderung, die zeitnahe Bearbeitung der laufend anfallenden Eingangsrechnungen standortübergreifend sicherzustellen. Bereits die Logistik von jährlich zigtausend, papierbasierten Rechnungsbelegen ist so zeitaufwändig, dass sich Bearbeitungsstaus kaum verhindern lassen. Ebenso ist vor diesem Hintergrund schwierig, die sich aus den Rechnungen ergebenden Fristigkeiten konsequent einzuhalten.

Ende Juli 2023 wurde entschieden, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren. Innerhalb kurzer Zeit wurde ein Konzept für die standortübergreifende Einführung von FibuNet webIC entwickelt. Begonnen wurde an den Standorten in Dietzenbach und Gießen mit der Konfiguration eines gruppenweit einsatzfähigen Workflows. Dies beinhaltete auch die Einbindung der vor- und nachgelagerten Systeme über Schnittstellen sowie die Implementierung von CaptureThis! für die vollautomatisierte Erfassung der Eingangsrechnungen. Ebenso die Integration des Warenwirtschaftssystems von CROSS, über die das gesamte Produkt- und Ersatzteilegeschäft mit VW-Konzernmarken abgewickelt wird.

Bereits im Oktober letzten Jahres konnte in der Betriebsstätte Dietzenbach FibuNet webIC im Livebetrieb getestet, der Produktivbetrieb aufgenommen und das System weiter optimiert werden, um den gruppenweiten Roll-Out vorzubereiten. Der Roll-Out sollte bereits von Projekt-Mitarbeitern der Auto Brass-Gruppe durchgeführt werden, was ein Train-the-Trainer-Konzept seitens FibuNet mit sich brachte. Seit Anfang dieses Jahres erfolgte schrittweise die Übertragung der vorkonfigurierten Anwendung auf alle weiteren Standorte. Die Anwenderschulungen wurden seitens der Projektmitarbeiter des Unternehmens eigenständig durchgeführt. Die gruppenweite Einführung einschließlich der Umsetzung eines ausgefeilten Berechtigungs- und Sicherheitskonzeptes konnte auf dieser Basis innerhalb von wenigen Wochen bewerkstelligt werden.

Seit Anfang April dieses Jahres werden standortübergreifend alle eingehenden Rechnungen über die OCR-Erkennung von CaptureThis! automatisiert erfasst. Über den Workflow erfolgt unmittelbar mit der Erfassung die richtige Zuordnung für die weitere Bearbeitung. Alle Rechnungen sind sofort im Überblick. Über die integrierten Prüfungs- und Genehmigungsabläufe in Verbindung mit leistungsstarken Berichts- und Warnfunktionen wird die termingerechte Bearbeitung und Freigabe aller Eingangsrechnungen seitens der rund 150 in den Prozess einbezogenen Mitarbeitenden sichergestellt.

Im Dealer-Management-System CROSS werden die Buchungsdaten erzeugt, die den Einkauf, die Warenbewirtschaftung und den Verkauf der VW-Konzernmarken betreffen. Diese werden über eine bidirektionale, mit hoher Softwareintelligenz ausgestattete Schnittstelle direkt in die FibuNet-Finanzbuchhaltung transferiert. Der webIC-Agent prüft beispielsweise vollautomatisiert, ob für betreffende Buchungsfälle die erforderlichen Belege in FibuNet webIC hinterlegt sind und verknüpft gegebenenfalls die Buchungen mit den Belegen.

Die mit der Strukturierung, Automatisierung und ortsunabhängigen Bearbeitung der Rechnungsprozesse verbundenen Produktivitätsvorteile machten es möglich, mit den vorhandenen Mitarbeiterressourcen zusätzliche Geschäftsaktivitäten zu übernehmen. Dies war mitunter ein Grund, dass Auto Brass neuer Pilotkunde der Volkswagen Leasing GmbH geworden ist. Das daraus resultierende, zusätzliche Belegvolumen beläuft sich auf weitere 100 bis 300 Rechnungen pro Tag.

Laut Herrn Benedikt Hühn, Kaufmännischer Leiter in Gießen, ist es dank FibuNet webIC möglich, die sich dem Pilotkundenstatus ergebenden, zusätzlichen Rechnungen und Belegen ohne nennenswerten Mehraufwand zu bearbeiten. Auch der damit verbundene Informationsaustausch mit den Fachabteilungen gestaltet sich nun einfach und effizient. Hinzu kommt, dass mit FibuNet webIC die ab dem nächsten Jahr verpflichtenden E-Rechnungen im geforderten elektronischen Format vollautomatisiert empfangen, eingelesen und verarbeitet werden können. „Im Rahmen der Einführung von FibuNet webIC konnten wir den Rechnungsbearbeitungsprozess besser strukturieren und weitgehend automatisieren. Die Durchlaufzeit der Eingangsrechnungen hat sich spürbar reduziert. Die Einführung von webIC hat sich schnell bezahlt gemacht. Wir sind froh, diesen Schritt zusammen mit FibuNet gegangen zu sein.“

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