Berliner Effektengesellschaft AG macht sich mit FibuNet fit für die E-Rechnung

Der Kapitalmarkt hat sich seit der Jahrtausendwende zu einem der staatlich reguliertesten Teilmärkte entwickelt. Die Folge sind hohe Anforderungen an Berichtspflichten und Verwaltungsprozesse der beteiligten Finanzinstitute. Daneben findet in der Branche ein digitaler Transformationsprozess statt, der neben dem Privatkundengeschäft auch die Bereiche Zahlungswesen, Investmentbanking und Vermögensanlage betrifft. Um als Marktteilnehmer wettbewerbsfähig zu bleiben, müssen die Back-Office-Prozesse ständig optimiert und digitalisiert werden. Die Berliner Effektengesellschaft AG ist eine Finanzholding, die unter ihrem Konzerndach ein breit gefächertes Dienstleistungsportfolio rund um den Kapitalmarkt vereint. Zur Unterstützung einer weitgehend digitalisierten Finanzbuchhaltung einschließlich Berichtswesen setzt die Berliner Effektengesellschaft bereits seit 1999 auf die FibuNet-Software. Die mit dem Wachstumschancengesetz verbundene Verpflichtung zur Einführung der E-Rechnung war im letzten Jahr Anlass, die Rechnungsbearbeitung zu digitalisieren. Der erste Schritt war in diesem Zusammenhang die erfolgreiche Einführung von FibuNet webIC für die automatisierte Unterstützung der Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen.

Kaltenkirchen, 26.02.2025. Die FibuNet-Software ist bei der Berliner Effektengesellschaft und den zugehörigen Tochter-gesellschaften bereits seit über 25 Jahren erfolgreich im Einsatz. Das Funktionsspektrum wurde im Laufe der Zeit an die sich geänderten Anforderungen sowie der kontinuierlichen Erweiterung des Geschäftsumfangs angepasst, ohne dass Software-änderungen erforderlich waren. Neben der Finanzbuchhaltung werden die FibuNet-Anlagenbuchhaltung, die FibuNet-Kostenrechnung, der Berichtsdesigner, der Reportgenerator sowie seit Ende letzten Jahres FibuNet webIC für die automatisierte Erfassung und Verarbeitung der Eingangsrechnungen genutzt.

FibuNet ermöglicht in der Finanzbuchhaltung die parallele Bilanzierung nach HGB und IFRS sowie in der Anlagenbuchhaltung parallele Abschlüsse nach Steuerrecht, HGB und kalkulatorisch nach IFRS. Für die bankaufsichtsrechtliche Risikoüberwachung werden bei der Berliner Effektengesellschaft AG und der zugehörigen Tradegate AG die Finanzdaten aus FibuNet jeweils im Tageszyklus übernommen. Der Vorstand wird automatisch über den FibuNet-Reportgenerator mit monatlichen Excel-Berichten, z.B. über den angefallenen Verwaltungsaufwand nach Kostenstellen oder mit Soll-/Ist-Vergleichen, informiert.

Anlass dafür, im Jahr 2024 die Erfassung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen zu digitalisieren, war die mit dem Wachstumschancengesetz verbundene Verpflichtung zur Einführung der E-Rechnung im B2B-Bereich zum 01.01.2025. Wegen der langjährig erfolgreichen Nutzung der FibuNet-Software lag es nahe, FibuNet webIC als Lösung für die Rechnungsbearbeitung in Bezug auf die spezifischen Anforderungen der Berliner Effektengesellschaft zu evaluieren. FibuNet webIC unterstützt die Erfassung von Eingangsrechnungen im geforderten E-Format bereits seit Jahren. Zudem entwickelt und vermarktet die Scopevisio AG, zu der die Scopevisio FibuNet GmbH als Tochtergesellschaft gehört, integrierte Lösungen zur Erstellung von Ausgangsrechnungen im E-Format und zur revisionssicheren Archivierung.

Unmittelbar nach der Entscheidung, FibuNet webIC einzuführen, erfolgte der Projektstart im Juni 2024. Im Rahmen der Einführung waren keine Softwareprogrammierungen erforderlich. Neben der Installation und Schulung bestand die Hauptarbeit in der Erarbeitung und internen Abstimmung der Sollprozesse. Mithilfe des in FibuNet webIC integrierten Workflowdesigners konnten schnell die geforderten Prozessabläufe abgebildet und umgesetzt werden. Bereits im Oktober 2024 erfolgte die Liveschaltung.

FibuNet webIC leitet nun die per E-Mail eingegangenen, elektronisch vollerfassten E-Rechnungen nach einem digitalisierten, rollenbasierten Regelwerk an die zuständigen Stellen zur Bearbeitung weiter. Gesteuert vom integrierten Workflow prüfen bzw. genehmigen insgesamt rund 20 Anwendende die digitalen Rechnungen. Am Ende des Genehmigungsprozesses werden alle buchungsrelevanten Daten einschließlich Kontierungsvorschlag, Rechnungsbelege, Bearbeitungshistorie sowie sämtliche Anhänge auf Knopfdruck in die FibuNet-Finanzbuchhaltung übernommen.

Als nächster Projektschritt soll das Fakturierungsmodul der Scopevisio AG evaluiert werden, um ab 01.01.2026 auch E-Ausgangsrechnungen gesetzeskonform erstellen und versenden zu können. Über die im Standardumfang enthaltene Schnittstelle können dann auch Debitorenstammdaten, Rechnungserlöse, Rechnungsgutschriften sowie Wareneinsatzbuchungen automatisch in FibuNet übernommen werden.

„Als Leiter des Rechnungswesens und Controllings bin ich für den reibungslosen Ablauf im Back-Office und für die Datentransparenz zur Unternehmenssteuerung verantwortlich. Nach über 25 Jahren Zusammenarbeit mit FibuNet wurden wir auch in Bezug auf webIC in der Richtigkeit unserer Entscheidung bestärkt. Hervorzuheben sind vor allem die hohe Zuverlässigkeit und Stabilität der FibuNet-Programme sowie die Fachkompetenz der FibuNet-Kundenbetreuer. Mit FibuNet webIC verfahren wir nun auch bei E-Eingangsrechnungen gesetzeskonform. Zugleich hat sich die Transparenz in den Abläufen und Stati signifikant erhöht und dadurch die Entscheidungssicherheit verbessert“, erklärt Frank Czarnecki, Leiter Rechnungswesen/Controlling bei der Berliner Effektengesellschaft.

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