Die PEARL. GmbH digitalisiert ihre Rechnungsbearbeitung mit FibuNet webIC

Die PEARL. GmbH gehört zu den größten Versandhäusern für Innovationen und Neuheiten aus dem Technologie-Bereich. Mit täglich über 110.000 Sendungen in Spitzenzeiten und ca. 20 Millionen Kunden stellt das international tätige Unternehmen hohe Anforderungen an seine IT-Systeme in Bezug auf Volumen, Schnelligkeit und Flexibilität. Dies betrifft nicht nur die logistischen Prozesse, sondern auch die kaufmännische Abwicklung. Seit 1999 unterstützt FibuNet die mit dem Wachstum von PEARL ständig erweiterten Prozesse in der Buchhaltung und im Rechnungswesen. Dazu gehört auch eine stetige Optimierung und Automatisierung, um trotz der kontinuierlich gestiegenen Komplexität die kaufmännische Abwicklung schlank zu halten. Mithilfe der Ende 2021 eingeführten Software FibuNet webIC für Rechnungsbearbeitung konnten die mit dem Einkauf verbundenen Verwaltungsabläufe in erheblichem Umfang digitalisiert, optimiert und beschleunigt werden.

Kaltenkirchen, 10. Mai 2022. Die bei der PEARL. GmbH seit über 23 Jahren eingesetzte FibuNet-Software umfasst die Bereiche Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Kostenrechnung, Konzernabrechnung sowie BankBlitz XL für die automatisierte Massenbearbeitung von Bankbuchungen. Die verfügbaren Schnittstellen zu Amazon, eBay und PayPal unterstützen dabei die Erfassung und Beabeitung bargeldloser Zahlungen im Online-Handel. Insgesamt arbeiten bei PEARL aktuell 35 Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit der Finanzbuchhaltungssoftware von FibuNet.

Die stetige Optimierung und Automatisierung der Abläufe im Rahmen der Digitalisierungsstrategie führte konsequenterweise dazu, sich bei PEARL auch mit FibuNet webIC als Lösung für eine optimierte Rechnungsbearbeitung auseinanderzusetzen. Dies umfasst die digitale Erfassung sowie die webbasierte Prüfung, Bearbeitung und Freigabe aller Eingangsrechnungen.

Dabei sind eine Reihe von Besonderheiten zu berücksichtigen, die mit dem Geschäftsmodell von PEARL zusammenhängen. Ein Großteil der eingekauften Artikel wird aus Ländern bezogen, in denen die Vorabzahlung des Einkaufsvolumens vor Lieferung üblich ist. Für dieses Auslandsgeschäft müssen in einem separaten Workflow zunächst Proforma-Rechnungen erfasst und bearbeitet werden. Vor Abschluss des Prozesses müssen diese dann jeweils durch offizielle Rechnungen, sogenannte „Commercial Invoices“ ersetzt werden und in die Warenwirtschaft bzw. Finanzbuchhaltung überspielt werden. Dazu war es erforderlich, das von PEARL selbst entwickelte Warenwirtschaftsprogramm an FibuNet webIC anzubinden.

Seit Mitte 2021 ist webIC bei PEARL produktiv im Einsatz. Nach Implementierung der OCR-Erkennung CaptureThis! im März dieses Jahres werden die Rechnungsbelege zunehmend automatisiert erfasst. Der individuell konfigurierte Workflow lenkt die Rechnungen der Handelswaren und die für die Kostenrechnung relevanten Rechnungen in zwei separate Bearbeitungsschienen. Die für die warenwirtschaftsspezifischen Prüfungen erforderlichen Bestands- und Rechnungsdaten werden über den webIC-Agent zwischen webIC und dem Warenwirtschaftssystem automatisiert transferiert bzw. ausgetauscht.

Der hochkomplexe Prüfprozess, der neben der sachlichen Prüfung auch die formale Prüfung länderspezifischer Umsatzsteuerberechnungen umfasst, endet nach Genehmigung und Freigabe mit der Übernahme der buchungsrelevanten Daten in die Finanzbuchhaltung einschließlich der Verknüpfungen mit den digitalen archivierten Rechnungsbelegen. In den von FibuNet webIC unterstützten und der Finanzbuchhaltung vorgelagerten Rechnungsbearbeitungsprozess sind bei PEARL über 50 User einbezogen.

Laut Paul Zarcynski, zuständiger Projektmanager der PEARL. GmbH, hat sich das webIC als äußerst flexibel erwiesen. Alle spezifischen Anforderungen einschließlich des hochkomplexen Workflows konnten umgesetzt werden. Das System benötigt wenig Schulungsaufwand, ist intuitiv bedienbar und insgesamt sehr anwenderfreundlich. Nach eigenen Berechnungen beträgt die Zeitersparnis bei der Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen rund 35%, so dass sich die Lösung bereits nach kurzer Zeit bezahlt gemacht hat.

Auch Christian Allinger, Managing Director der PEARL GmbH sowie Martin Zylowski, Chief Financial Officer, äußern sich zufrieden: „FibuNet ist unserem Tempo, unserem Volumen und unserer Flexibilität absolut gewachsen. Mit FibuNet haben wir einen starken Partner, um unsere Digitalisierungsstrategie weiterhin umzusetzen.“

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