FibuNet-Kunden schätzen lückenlose Belegerkennung mit CaptureThis!-Software

Kaltenkirchen, 26. November 2019. FibuNet hat in diesem Jahr mit der Firma CADOSYS GmbH, dem Hersteller der OCR-Erkennungssoftware CaptureThis!, eine erfolgreiche Technologiepartnerschaft entwickelt. Grundlage dafür war die Integration von CaptureThis! in die webbasierte Rechnungsbearbeitungssoftware FibuNet webIC. Das OCR-Tool ergänzt die FibuNet-Lösung mit speziell zugeschnittenen Features für die Belegauslesung und eignet sich wegen der praktikablen Ausrichtung und effizientem Handling besonders gut für den Mittelstand. Nach nur 12 Monaten konnte CaptureThis! bei über 20 FibuNet-Kunden erfolgreich in Betrieb genommen werden. Mithilfe der kombinierten Lösung entfällt eine Vielzahl aufwändiger manueller Tätigkeiten bei der Erfassung und Bearbeitung eingehender Rechnungen. Damit trägt sie in erheblichem Maße zu mehr Effizienz und Schnelligkeit in den Abläufen mittelständischer Verwaltungen bei.

Einen hohen Anteil aller Rechnungsdaten, wie Absenderinformationen, Belegnummern, Belegdatum und Beträge, liest CaptureThis! über eine Freiformerkennung „aus dem Stand“ aus. Das OCR-Tool bietet die Möglichkeit, beliebige Belegarten in einem System vollständig zu verarbeiten. Dies umfasst die Klassifizierung von Eingangsrechnungen, die Datenextraktion sowie die Weiterleitung der extrahierten Daten zur digitalisierten Rechnungsbearbeitung. Der Aufbau von Rechnungen kann allerdings sehr unterschiedlich und somit eine weitere Optimierung der Datenerkennung sinnvoll sein. Das Lesen weiterer Rechnungsinhalte ermöglicht das OCR-Tool über ein sogenanntes Training. Dabei können Anwender CaptureThis! anhand absenderspezifischer Ordnungs- bzw. Aufbaukriterien feinkonfigurieren und auf diesem Wege die Erkennungsrate sukzessive weiter erhöhen.

Die über CaptureThis! extrahierten Rechnungsdaten werden anhand von Geschäftsregeln bestimmten Feldern in FibuNet webIC zugeordnet. Dies können auch Felder für Kostenstellen, Kostenträger oder Sachkonten sein, so dass dort beispielsweise Rechnungsinhalte zu Filialen oder Artikelpositionen automatisch eingespielt werden können.

Die Erfassungs- und Verarbeitungsgeschwindigkeit wird durch den kombinierten Einsatz von FibuNet webIC und CaptureThis! enorm erhöht. Gleichzeitig werden manuelle Fehlerquellen ausgeschaltet. Die erfassten Rechnungen werden digital in den Prüf- und Genehmigungslauf weitergeleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt. Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können die Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort abfragen, bearbeiten und freigeben. Für jede Rechnung kann jederzeit der aktuelle Bearbeitungsstand ermittelt werden: beispielsweise für einen Lieferanten der Grund für die Nichtfreigabe einer Rechnung. Die während der Bearbeitung vervollständigten Kontierungsangaben werden am Ende des Prozesses einschließlich digitalisierter Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge, in die Buchhaltung übernommen.

Bei Möbel ROLLER ist CaptureThis! in Verbindung mit FibuNet webIC seit Anfang 2019 im Einsatz. Laut Michaela Hendrich, Fachbereichsleiterin Finanzbuchhaltung bei der ROLLER GmbH & Co.KG, konnte mit der kombinierten Lösung der ohnehin hohe Digitalisierungsgrad in der Buchhaltung weiter erhöht werden. Bei einer Reihe von Lieferanten konnte die automatisierte Rechnungserfassung so fein getrimmt werden, dass die Vorkontierung in FibuNet webIC vollständig automatisiert erfolgt: „Die damit verbundene Erleichterung ist erheblich, die ins Tabellentraining investierte Zeit zahlt sich jetzt aus.“

Auch bei der Hugo Hamann GmbH & Co. KG ist FibuNet webIC zusammen mit CaptureThis! erfolgreich im Einsatz. Laut Martina Lenz, Leiterin Finanz- und Rechnungswesen ist die Begeisterung über die kombinierte Lösung hoch und liegt die Erkennungsrate bei der Rechnungserfassung über den Erwartungen: „Hervorzuheben ist vor allem die Lernfähigkeit des OCR-Tools, mit der das Ausmaß automatisiert erfasster Rechnungserfassung weiter gesteigert werden kann.“

Neben dem Möbeldiscounter ROLLER GmbH & Co.KG und der Hugo Hamann GmbH & Co.KG sehen auch viele weitere FibuNet-webIC-Anwender in CaptureThis! eine ideale Ergänzung, um die Digitalisierung und Automatisierung in der Verwaltung weiter voranzutreiben, wie beispielsweise die VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH und das Volkswagen Zentrum Würzburg. Die Resonanz in der FibuNet-Kundschaft ist durchweg positiv. Das belegt die Gewinnung von über 20 CaptureThis!-Kunden aus dem Kreis der FibuNet-Anwender in nur 12 Monaten.

Laut Tobias Schwarz, geschäftsführender Gesellschafter der CADOSYS GmbH, Hersteller von CaptureThis!, ergänzt sich nicht nur die Software hervorragend, sondern auch beide Unternehmen in der Zusammenarbeit: „Bei FibuNet steht wie bei CADOSYS der Kunde im Mittelpunkt. FibuNet glänzt durch hohe Lösungskompetenz, exzellenten Service und hohe Kundenzufriedenheit. Auf dieser Basis hat sich schnell eine Zusammenarbeit auf Augenhöhe entwickelt.“

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