Optimierte Planung bei Autogruppe Hülpert mit FibuNet webBI

Mit rund 17.300 verkauften Fahrzeugen und vierzehn Betriebsstätten ist die Hülpert Unternehmensgruppe größter Automobilhändler für Volkswagen, Audi, Porsche, ŠKODA und SEAT im östlichen Ruhrgebiet und zählt in Deutschland zu den Top 20 der Branche. Nicht zu unterschätzender Wettbewerbsvorteil ist ein sehr breit gefächertes Serviceangebot. Um das daraus resultierende, komplexe Geschäftsmodell in dem dynamischen Branchenumfeld professionell steuern zu können, nutzt Hülpert seit rund einem Jahr die Controlling-Software FibuNet webBI. Der mehrstufige Planungsprozess, der hier eine wichtige Rolle spielt, konnte dank FibuNet erheblich optimiert werden.

Kaltenkirchen, 03. November 2020. Die Hülpert Autohandelsgruppe in Dortmund nutzt die FibuNet-Finanzbuchhaltung bereits im vierten Jahr. Aus dem großen Funktionsumfang der FibuNet-Software mit vielen Branchenausprägungen resultiert ein gut funktionierendes Zusammenspiel mit dem Dealer-Management-System CROSS und eine umfassende Unterstützung des Branchenkontenrahmens BKR51. Vor diesem Hintergrund wurde bei Hülpert die flächendeckende Einführung von CROSS und die Umstellung auf den BKR51 mit der Einführung von FibuNet verbunden.

Mitte 2018 entschied sich die Hülpert-Gruppe für den Einsatz von FibuNet webBI, einer vorentwickelten Controllinganwendung auf Basis von Jedox, die Planung, Analyse und Reporting auf ein und derselben Datenbasis ermöglicht. Der Branchenkontenrahmen BKR51 kann in FibuNet webBI, wie bei Hülpert geschehen, als fertiges Datenmodell übernommen werden. Ebenso sind branchentypische Berichte und Leistungskennziffern bereits vorentwickelt. Diese mussten bei Hülpert nur noch über ein einfaches Mapping per Drag & Drop an spezifische Anforderungen angepasst werden, wodurch der Implementierungsaufwand erheblich reduziert werden konnte.

Die Unternehmensplanung erfolgte bei Hülpert vor Einführung von FibuNet webBI Excel-basiert, was wegen der Menge der einzubeziehenden Niederlassungen und verantwortlichen Stellen unangemessen zeit- und fehleranfällig war. Mit nur wenigen Wochen Vorlauf wurden vorbereitend auf den Planungsprozess 2019 spezielle Eingabetemplates für das FibuNet–Controllingtool konzipiert und deren Anwendung mit realen Daten erfolgreich in einer der Niederlassungen pilotiert.

Die in die neuen Templates eingegebenen Plandaten der einzelnen Niederlassungen werden nun bei Hülpert direkt in der zentralen Datenbank modelliert und stehen unmittelbar nach Eingabe über alle Niederlassungen hinweg aggregiert zu Verfügung. FibuNet webBI unterstützt dabei einen mehrstufigen Planungsprozess. Die Abteilungsleiter der Niederlassungen planen zunächst „Bottom-Up“ den Bruttoertrag. Die Niederlasssungsleiter fügen anschließend die indirekten Kosten hinzu, bevor das zentrale Controlling nach Vorgaben der Geschäftsführung die aggregierten Teilpläne prüft, gegebenenfalls korrigiert, ergänzt und Top-Down-Korrekturen vornimmt. Bis zu 100 Nutzer sind über FibuNet webBI aktiv in den Planungsprozess eingeloggt. Die zeitaufwändige Zusammenführung von Excel-basierten Teilplänen entfällt – und alle damit verbundenen Fehlerquellen.

Laut Tobias Nölle, internes Controlling bei der Hülpert GmbH, wurden die mit der Einführung von FibuNet webBI gesteckten Projektziele voll erfüllt. Trotz der geringen Vorlaufzeit von nur wenigen Wochen konnte die Planung 2019 im neuen System erfolgreich vorgenommen werden. Im laufenden Jahr wurden weitere Verbesserungen und Anpassungen für einen optimierten Planungslauf in 2020 umgesetzt. „Die Einführung von FibuNet webBI hat sich bei uns schnell bezahlt gemacht. Die hohe Anwenderfreundlichkeit aufgrund der Excel-konformen Jedox-Technologie verbindet FibuNet webBI mit messbarem Nutzen in Bezug auf Schnelligkeit, Fehlervermeidung und jederzeitige Datenkonsistenz.“

Parallel zum webBI-Einführungsprojekt ist das Einsatzspektrum der FibuNet-Software bei Hülpert bereits erweitert worden. Die Geschäftsführung hat Ende letzten Jahres entschieden, mit FibuNet webIC für die automatisierte Rechnungsbearbeitung ein weiteres Produkt aus der FibuNet-Familie einzuführen. Ebenso soll FibuNet webBI um die Anwendungsbereiche Liquiditätsplanung, Bilanzplanung und GuV erweitert werden.

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