Reenginering der Buchhaltung bei der Hagemann-Recycling GmbH mit FibuNet

Hagemann Recycling hat sich als eines der ersten Unternehmen der Branche 1998 zum Entsorgungsfachbetrieb zertifizieren lassen. Auf Grundlage einer erfolgreichen Unternehmensentwicklung liegen die Kernkompetenzen des Unternehmens heute in den Bereichen Abbruchverwertung, Industrie- und Gewerbe-Entsorgung sowie Schrott- und Metallgroßhandel. Das Prinzip der Nachhaltigkeit ist ein Eckpfeiler des Leistungsangebotes. Dies gilt konsequenterweise auch für die Ausgestaltung der internen Prozesse, die zukunftsgerichtet möglichst wirtschaftlich und transparent ablaufen sollen. Um dem gerecht werden zu können, wurden mit Beginn dieses Jahres die Prozesse im Rechnungswesen grundlegend umgestaltet und neu ausgerichtet. In Verbindung damit wurde die bestehende Buchhaltungssoftware durch FibuNet ersetzt, wodurch der Automatisierungsgrad erhöht und die Prozesse erheblich beschleunigt werden konnten.

Kaltenkirchen, 09. November 2021. Als Recyclingunternehmen leistet Hagemann einen gesellschaftlichen Beitrag zur Zukunftssicherung. Das Prinzip der Nachhaltigkeit macht bei den internen Prozessen nicht halt. Konsequenterweise ist Hagemann-Recycling bestrebt, auch in diesem Bereich auf dem Stand der Zeit zu sein, um dauerhaft wirtschaftlich arbeiten zu können und das Unternehmen für die Zukunft zu sichern.

Komplettlösung für den Recycling- und Entsorgungsbereich

Die vielfältigen betrieblichen und logistischen Prozesse werden bei Hagemann Recycling IT-technisch durch die ROWI-Software der Firma brückner büro systeme GmbH aus Neumünster unterstützt. Seit 2015 ist eine fertig entwickelte, bidirektionale Schnittstelle verfügbar, über die FibuNet als leistungsfähige Softwarekomponente für Finanzbuchhaltung und Controlling mit ROWI integriert wird.

Den gestiegenen Anforderungen hinsichtlich Digitalisierung, Automatisierung und Transparenz in den Prozessen konnte die bisher eingesetzte Buchhaltungssoftware von SFK nicht mehr gerecht werden. Darüber hinaus deckt der Nutzungsumfang von SFK nur einen begrenzten Teilbereich der kaufmännischen Prozesse ab, so dass es nahelag, SFK durch FibuNet zu ersetzen.
In der Recycling- und Entsorgerbranche können Geschäftspartner sowohl Kunde als auch Lieferant sein. Die entsprechenden Debitoren- und Kreditoren-Konten in der Finanzbuchhaltung müssen aus diesem Grund miteinander korrespondieren. Beispielsweise muss beim automatischen Zahlungsverkehr saldiert abgerechnet werden. Sowohl die Eingangs- als auch die Ausgangsrechnungen werden ebenso automatisiert über die Schnittstelle überspielt wie die Offenen Posten, so dass entsprechende buchungsrelevante Daten sowohl in der Branchensoftware ROWI, als auch in der FibuNet Finanzbuchhaltung jederzeit aktuell im Zugriff sind.

Reengineering und Automatisierung der internen Prozesse

Die Einführung von FibuNet wurde bei Hagemann mit einem grundlegenden Reengineering der buchhalterischen Prozesse verbunden. Unter anderem wurde die Kostenrechnung in FibuNet integriert, die Buchhaltung auf neue Kontenpläne umgestellt sowie die arbeitsintensiven Abrechnungsprozesse automatisiert. Im Rahmen der Einführung wurden aus SFK sämtliche Altdaten der Wirtschaftsjahre 2018 bis 2020 via GDPdU-Export automatisch überspielt.

Unmittelbar nach Live-Start der FibuNet Finanzbuchhaltung erfolgte die Einführung von FibuNet webIC zur automatisierten Erfassung und Bearbeitung der Eingangsrechnungen. Diese werden seit der Inbetriebnahme des webIC unmittelbar nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Der Workflow steuert die getrennte Bearbeitung der ROWI-betreffenden Rechnungen. Bei den die Kostenrechnung betreffenden Rechnungen wird mittels der OCR-Software von CaptureThis! der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet.

Professionelle und schnelle Einführung

Nach Projektstart im Laufe des Junis 2021 erfolgte die komplette Einführung der FibuNet-Software inkl. FibuNet webIC in nur sechs Wochen. Laut dem Hagemann Recycling Digitalisierungsteam war der Zeitrahmen der Einführung sehr ambitioniert. Dennoch wurden die Projektziele „aufgrund der hohen Schlagzahl“ gehalten. Alle Beteiligten waren hoch motiviert und bestens vorbereitet. „Auch der Spaßfaktor ist dabei nicht zu kurz gekommen. Unsere Erwartungen haben sich voll erfüllt. Wir sind mit FibuNet sehr zufrieden und sehr schnell zu begeisterten Anwendern geworden. Die Arbeitserleichterung ist in allen Bereichen enorm. Bei Rückfragen können wir aus der BWA per Mausklick auch das kleinste Detail bis auf Belegebene zurückverfolgen. Wir kennen noch längst nicht alle Tipps und Tricks und freuen uns schon auf die weitergehenden Optimierungen mit FibuNet.“

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