Tankstellenbetreiber VEWAG forciert Automatisierung mit FibuNet

Die VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH in Waging betreibt in Süd- und Ostdeutschland rund 60 Tankstellen, vorwiegend unter der Marke ARAL. Mit der ARAL-Partnerschaft und dem Abschluss eines eigenen Markenhändlervertrags im Jahr 2007 begann ein rasanter Aufbau des Tankstellennetzes. Zentrales Unternehmensziel ist es, die Standorte und den Service ständig zu erweitern und zu modernisieren. Mit dem Wachstum verbunden sind ein drastisch gestiegenes Arbeitsaufkommen sowie eine zunehmende Komplexität in den kaufmännischen Prozessen. Die Strukturen können vor diesem Hintergrund nur schlank gehalten werden, wenn die Effizienz in der Verwaltung durch konsequente Automatisierung erhöht wird. Einer der ersten Schritte der mit der neuen Führungsgeneration eingeleiteten Digitalisierung in der Verwaltung war die erfolgreiche Einführung der FibuNet-Software webIC für Rechnungsbearbeitung in diesem Jahr.

Kaltenkirchen, den 03. September 2019. Als Inhaberin des Tankstellennetzes steuert die VEWAG alle Investitionen, Instandhaltungs- und Modernisierungsmaßnahmen an den Gebäuden, den Tank- und Waschanlagen sowie in den Shops. Die Tankstellen und zugehörigen Anlagen und Einrichtungen sind hauptsächlich an selbständige Gewerbetreibende verpachtet. Der Rechnungseingang aus der täglichen Abrechnung des Kraftstoffgeschäfts sowie Lieferantenrechnungen für Wartung, Instandhaltung und Investitionen bestimmen – in Verbindung mit deren Prüfung – zunehmend das Tagesgeschäft.

Als Branchenlösung zur Unterstützung des Einkaufs, der Warenwirtschaft und der Abrechnungen des Kraftstoffbereichs setzt die VEWAG seit Gründung die edoil-Software des Herstellers eurodata AG ein. Das dort integrierte Finanzbuchhaltungsmodul edfibu basiert seit 2016 auf der etablierten Finanzbuchhaltungssoftware FibuNet. Die FibuNet-Finanzbuchhaltung ist bei der VEWAG als OEM-Komponente mit dem Kostenrechnungs- und Banking-Modul BankBlitz XL im Einsatz. Insgesamt sind in der Buchhaltung 4 Mitarbeiter tätig.

Die zum Zwecke der Automatisierung und Optimierung Anfang 2019 angestoßene Evaluierung einer Software für die Rechnungsbearbeitung führte zur Entscheidung zugunsten von FibuNet webIC. Im Rahmen eines Kooperationsprojektes für die edoil-Kunden der eurodata AG hat die FibuNet GmbH mit der Implementierung des webIC die direkte Kundenbetreuung der VEWAG übernommen.

„Unsere insgesamt 19 Mitarbeiter in der Zentrale sollen möglichst wertschöpfend tätig sein. Zu viel manuelle Arbeit für wiederkehrende Tätigkeiten, beispielsweise im Rahmen der Rechnungsprüfung, ist da nicht zielführend“, so Tobias Lanzerstorfer, Geschäftsführer der VEWAG Verwaltungsgesellschaft mbH. „Zudem kam es krankheits- und urlaubsbedingt immer wieder zu Bearbeitungsstaus. Rechnungen blieben auf den Schreibtischen der fehlenden Mitarbeiter liegen, waren dann nur schwer auffindbar und konnten womöglich nicht fristgerecht zur Zahlung angewiesen werden.“

Nach der erfolgreichen Einführung von FibuNet webIC in der ersten Jahreshälfte 2019 werden nun die jährlich rund 7.000 Eingangsrechnungen bei der VEWAG sofort nach Rechnungseingang gescannt und digital archiviert. Mittels der OCR-Software von CaptureThis! wird der Großteil der buchungsrelevanten Daten automatisch erkannt, ausgelesen und in Kontierungsvorschläge überführt. Die auf diese Weise digitalisierten Rechnungsdaten und Belege werden automatisch an die zuständigen Prüfungs- und Genehmigungskreise weitergeleitet, in die insgesamt 13 Mitarbeiter eingebunden sind. Dadurch ist ein schneller Zugriff auf alle Rechnungsdaten möglich, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen. Über Eskalationsmeldungen im Prüfprozess werden Bearbeitungsstaus vermieden, Rechnungen bleiben nicht mehr liegen und die Einhaltung von Skontofristen kann gewährleistet bzw. Mahngebühren vermieden werden, wenn einzelne Mitarbeiter ausfallen.

Nach Genehmigung bzw. Freigabe erfolgt die automatische Übergabe der digitalisierten Rechnungen mit Anhängen nebst Kontierungsvorschlägen in die Finanzbuchhaltung zur Verbuchung. Die rund 3.000 Eingangsrechnungen, die ARAL als Lieferanten betreffen, werden direkt in das Warenwirtschaftssystem edoil übergeben und automatisch durchgebucht. Eine Besonderheit im Prozess der Rechnungserfassung ist, dass auch die betroffenen Kostenstellen über die OCR-Erkennung von CaptureThis! ausgelesen, mit ins webIC übergeben und Bestandteil der automatisch generierten Kontierungsvorschläge werden. Dies führt zu einer erheblichen Zeitersparnis in der Buchhaltung.

Laut Tobias Lanzerstorfer ist die VEWAG dem Ziel, die Effizienz in den kaufmännischen Prozessen zu erhöhen, einen erheblichen Schritt nähergekommen: „Dabei konnten wir auf die hohe fachliche Kompetenz von FibuNet bauen und haben Dank FibuNet wichtige Erkenntnisse für weitere sinnvolle Maßnahmen in der konsequenten Digitalisierung unserer Verwaltung erhalten“.

Der nächste Schritt des Digiatalisierungskonzeptes befindet sich bereits mit der Einführung des FibuNet-Partnerproduktes FILERO der LIB-IT DMS GmbH in Umsetzung. Das webbasierte Enterprise Informationssystem FILERO ermöglicht die Speicherung und den Zugriff auf alle im Unternehmen vorhandenen Daten, Dokumente, E-Mails etc. Auch Vorgänge und Arbeitsabläufe lassen sich in FILERO flexibel abbilden und archivierte Dokumente und Inhalte vorgangsbezogen zuordnen. Es eignet sich damit hervorragend als systemführende Integrationsplattform. Die fertig vorentwickelte Integrationsschnittstelle mit der FibuNet-Finanzbuchhaltung und FibuNet webIC ermöglicht es, dass Geschäftsvorfälle mit allen Stammdaten, Verträgen sowie Korrespondenz angelegt und die damit verbundenen Prozesse weitgehend automatisiert bearbeitet werden können.

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