Rechnungseingangsbuch

Das Rechnungseingangsbuch gehört in der Finanzbuchhaltung zur Kategorie der Grundbücher. Im Rechnungseingangsbuch werden Eingangsrechnungen nach dem Posteingang unverzüglich zentral erfasst, verwaltet und mit Informationen zu Rechnungen, Wareneingängen, Gutschriften und Storno-Wareneingängen versehen. Es ist damit die Schnittstelle zwischen dem Einkauf und dem Rechnungswesen.

Verwendungsbereiche des Rechnungseingangsbuches (auszugsweise):

Die umgehende zentrale Erfassung aller Eingangsrechnungen ermöglicht einen vollständigen und möglichst frühzeitigen
Überblick über die Zahlungsverpflichtungen.
Die Überwachung und Steuerung der im Rechnungseingangsbuch vermerkten Zahlungsfristen hilft, Mahngebühren
zu vermeiden und Skontofristen einzuhalten.
Ein exakt geführtes Rechnungseingangsbuch unterstützt eine einfache und vollständige Ermittlung der im Rahmen
der Umsatzsteuervoranmeldung abzugsfähigen Vorsteuer.
Das Rechnungseingangsbuch hilft bei einer Betriebsprüfung durch das Finanzamt dabei, die gebuchten Rechnungen
mit den tatsächlich eingegangenen Rechnungen abzugleichen.
Das Rechnungseingangsbuch unterstützt die Organisation des Prozesses zur Erfassung und Bearbeitung
der Eingangsrechnungen.

Das Rechnungseingangsbuch ist mit einer Vielzahl von Rechnungsbearbeitungsprozessen verbunden:

die unmittelbare Dokumentation des Rechnungseingangs
die chronologische, „lückenlos“ Nummerierung der Rechnungen und Vollständigkeitsprüfung
die Vorerfassung der Brutto-Rechnungsbeträge und abzugsfähigen Vorsteuerbeträge
die formelle und sachliche Prüfung (siehe Rechnungsprüfung)
die Steuerung und Kontrolle des Rechnungsdurchlaufs im Rahmen der sachlichen und formellen Prüfung
die Reklamation von Rechnungen, ggf. Stornierung bzw. Änderung
die Vorkontierung
die Freigabe zur Verbuchung und Zahlungsanweisung (siehe Rechnungsfreigabe)
die Übernahme der buchungsrelevanten Daten ins Hauptbuch sowie Kontierung und Buchung
die ordnungsgemäße Archivierung der Rechnung

Vorteile softwaretechnischer Unterstützung der Rechnungserfassung und Rechnungsbearbeitung:

1.) Digitale Bearbeitung spart Zeit und Kosten

Durch das unmittelbare Scannen von Rechnungen sind alle Belege im Unternehmen sofort digital verfügbar. Dies sichert einen schnellen Zugriff auf Daten, ohne nach Papierbelegen suchen zu müssen.

Buchungsrelevante Daten können mittels OCR-Technologie bzw. ZUGFeRD oder XRechnung automatiert aus eingscannten Papierrechnungen oder digitalen Rechnungen ausgelesen werden.

Mitarbeiter unterschiedlicher Abteilungen können Rechnungsbelege jederzeit und unabhängig von ihrem Standort erfassen, bearbeiten, prüfen und freigeben. Für jede Rechnung kann sofort der Bearbeitungsstand ermittelt werden.

Der Rechnungsworkflow, also der Weg der Rechnung durch das Unternehmen, wird umfassend automatisiert und manuelle Tätigkeiten auf ein Minimum reduziert.

2.) Effiziente Steuerung der Rechnungsbearbeitung

Rechnungen werden digital in den Genehmigungslauf (= Workflow) weitergeleitet und die zuständigen Sachbearbeiter automatisch per E-Mail benachrichtigt. Innerhalb des integrierten Workflows können berechtigte Benutzer Rechnungen in einem Vorgang prüfen und kontieren. Umfassende Warn- und Kontrollfunktionen unterstützen einen disziplinierten Bearbeitungsprozess. Kontierungen können am Ende des Prozesses einschließlich digitalisierter Rechnungen, Bearbeitungshistorie sowie sämtlicher Anhänge auf Knopfdruck in die Buchhaltung übernommen werden.

3.) Skontomöglichkeiten und Vorsteuerabzug umfassend nutzbar

Über Eskalationsmeldungen im Prüfprozess kann die Einhaltung von Skontofristen überwacht werden. Skontoverluste werden so vermieden. Rechnungen bleiben nicht mehr liegen, Mahngebühren werden erheblich reduziert.

Durch die Beschleunigung des Prüfungsprozesses und die zeitnahe Buchung der Rechnungen ist auch der Vorsteuerabzug umfassend nutzbar. Daraus resultieren eine Zinsersparnis und ein höherer Liquititätsspielraum.

4.) Verbesserte Einhaltung gesetzlicher Auflagen

GoB (Grundsätze ordnungsgemäßiger Buchführung): z. B. Richtigkeit, Klarheit, Vollständigkeit.
GoBD (Grundsätze ordnungsmäßiger Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und
Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff)
Die formelle Prüfung gem. § 14 UStG wird durch den Einsatz der OCR-Erkennung bzw. durch den Einsatz
des ZUGFeRD-Formates oder XRechnung-Formates automatisiert. Formfehler, die zur Aberkennung des Vorsteuerabzugs führen
können, werden dadurch so gut wie ausgeschlossen.

Produktblatt Rechnungsbearbeitung